Tempo de entrega: 5 passos para reduzir o prazo sem afetar a qualidade

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Descubra a melhor forma de gerenciar o tempo de entrega de cargas para que elas cheguem ao destino final no menor prazo possível

O prazo de entrega é uma das maiores preocupações de gestores logísticos. Afinal, é a entrega dentro dos prazos o principal elo do relacionamento entre empresas e clientes, que estão cada vez mais exigentes.

Porém, de nada adianta reduzir o tempo de entrega se outros processos de igual importância forem afetados. Um exemplo prático é quando você compra algo na internet, chega rápido, porém você não consegue acompanhar a mercadoria, ele simplesmente chega… 

Mesmo que a mercadoria tenha sido entregue dentro do prazo, você não fica satisfeito com o modelo usado para envio e tracking do produto. Como diz um dos ditados mais populares de todos os tempos, “a pressa é inimiga da perfeição”.

Neste artigo, separamos alguns passos que precisam ser seguidos para que sua gestão consiga acertar o alvo em cheio. Vamos te mostrar que é preciso muita inteligência corporativa para descobrir exatamente onde é possível melhorar seu gerenciamento de entregas. 

A partir da aplicação dos conhecimentos que adquirir aqui, você terá a expertise necessária para deixar seus clientes satisfeitos sem afetar negativamente a qualidade e a segurança do transporte.

O que é prazo de entrega?

O prazo de entrega, além de se relacionar diretamente com o prazo de transporte, também inclui o tempo requerido para que os processos internos aconteçam. Alguns exemplos de processos que são afetados pelos processos internos são:

  • Período de separação dos produtos;
  • Liberação dos documentos necessários;
  • Tempo que o motorista aguarda para viajar.

Se você deseja que o tempo de entrega seja reduzido, busque melhorar não apenas os processos de distribuição, mas também a comunicação interna.

1. Agilizar a emissão de documentos agilizar a entrega

Confirmação de recursos, confirmação de veículos, preparação de expedições para carregamento do caminhão, previsão de saída do veículo da transportadora e chegada a seu destino final… Quanto tempo é perdido? O processo de emissão dos documentos precisa ser simplificado.

Soluções tecnológicas podem atuar nessa frente, pois conseguem agilizar a emissão dos documentos através de modelos pré-estabelecidos, checklists e na automação de solicitações de documentações e aprovações. 

Ao organizar os documentos, o motorista pode ser liberado bem antes da data esperada, evitando atrasos e fazendo com que a carga chegue antes da expectativa do cliente.

2. Otimizar a comunicação interna 

Um dos grandes problemas das empresas é a falta de comunicação interna das equipes, nesse caso, isso também afeta negativamente o tempo de entrega, O controle de tracking, por exemplo, se torna uma tarefa extremamente burocrática.

Pode parecer simples e óbvio, mas a comunicação interna demanda muita atenção e dedicação para que os processos, além de funcionar, façam sentido dentro da cultura da empresa.

As equipes precisam estar sempre informadas com todos os pormenores da operação, incluindo:

  • Atrasos quando o veículo está em viagem;
  • Crossdocking na transportadora ou na filial;
  • Excesso de velocidade;
  • Risco de acidentes ou sinistros;
  • Rotas erradas ou paradas não homologadas.

Como as informações não acontecem em uma sequência exata, ficar passando esse tipo de informação por telefone ou mensagem para cada equipe pode causar um gargalo imenso na comunicação interna. 

Além disso, a comunicação por meios informais é péssima para a LGPD. A integridade das informações está comprometida, pois, sem os devidos protocolos, não há garantia de que a informação passada de setor para setor mantém seu conteúdo original.

Podemos resolver isso, através de uma tecnologia que agregue todas essas informações em apenas um lugar, tornando possível lidar com imprevistos em todas essas frentes de maneira centralizada e organizada para o repasse ao resto do time responsável por cada parte da operação. 

3. Respeitar a prioridade das demandas

Já ouviu falar sobre a diferença entre coisas urgentes e importantes? Esses dois conceitos criam uma hierarquia de demandas e a prioridade de resolução em cada uma delas dentro da sua gestão logística.

É comum ver equipes tratarem os atrasos de maneira estritamente hierárquica, passando o bastão de um setor para outro até que o problema esteja nas mãos da diretoria.

Esse caminho é errado? Não necessariamente, mas na maioria das vezes o problema poderia ter sido resolvido mais rapidamente se não tivesse que passar por tantas aprovações. 

Cabe ao gestor dar autonomia à equipe tirando burocracias desnecessárias do caminho para determinados tipos de demandas e cabe à empresa fornecer aos seus funcionários as ferramentas para otimizar a tomada de decisões.

4. Diminuir recursos manuais

Depender manualmente de informações para acompanhar a carga, como procurar relatórios em pastas de arquivos, é uma prática ultrapassada que mostra uma operação defasada.

A melhor forma de melhorar esse processo é buscando sistemas de ponta para ordenar e automatizar essa parte da gestão, permitindo o acesso fácil aos tipos de informações e dados necessários para uma análise completa de cada jornada.

5. Utilizar sistemas de Gestão de Transporte Logístico

Como apontado em diversas partes desse artigo, soluções de alta tecnologia são o principal aliado quando o assunto é redução no tempo de entrega.

Muitas empresas não adotam tecnologias de gestão por acreditarem que não estão preparadas ou articuladas para seu manuseio, mas a realidade é que ter um software de gestão é crucial para mapear os gaps, elos mais fracos e deficiências da operação.

Com um software voltado a gestão logística, você pode monitorar e encontrar rapidamente recursos e caminhões que já estejam em viagem para entregas mais rápidas. Além disso, você poderá pensar em baixos custos para carregamentos e matar dois problemas de uma vez: entregar lentamente e perder dinheiro no processo.

Desenvolvido pela Opentech, o Open SIL é esse aliado na gestão logística do transporte e, consequentemente, na redução do tempo de entrega. Com ele ao seu lado você terá acesso a valiosas informações gerenciais que agregarão valor ao seu negócio, aumentando o controle da qualidade, a pontualidade das entregas e a assertividade da operação!

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