Programação de cargas automatizada com uso de tecnologia

Programação de cargas: quais são os principais problemas e como resolvê-los através de um processo automatizado?

Velho conhecido nas companhias aéreas, o no-show é o termo usado quando passageiros não aparecem para o embarque. A expressão que indica o não comparecimento é utilizada também na rede hoteleira, para hóspedes com reservas confirmadas que não fazem o cancelamento no prazo estipulado e tampouco aparecem para o check in.

Se um assento vago no avião ou em um quarto vazio no hotel são prejuízos, o que dizer quando o motorista não aparece na hora de carregar a mercadoria? Uma carga inteira no pátio, atrasando a programação?

Uma falha logística que pode custar caro – sem falar na dor de cabeça para embarcadores e transportadores.

O no-show logístico pode ocorrer por diferentes motivos – voluntária ou involuntariamente, mas sejam quais forem as causas, uma coisa é certa: o processo operacional precisa ser revisto imediatamente e as falhas devem ser identificadas, sanadas e corrigidas para que não voltem a se repetir.

Ainda que tragam aprendizados valiosos, experiências como essa pesam no bolso das empresas e não deixam margens para repetições. 

É por isso que a visibilidade logística e a programação de cargas são aspectos tão importantes na movimentação de mercadorias. 

O setor de logística e transportes já enfrenta desafios de toda natureza e não faz sentido abrir mão da tecnologia disponível atualmente na hora de:

• selecionar os fornecedores;
• fazer o leilão de fretes;
• programar os embarques e desembarques;
• planejar as rotas;
• gerenciar os riscos;
• e garantir que as cargas cheguem ao destino em boas mãos – e no prazo.

Programação de cargas, muito mais do que um detalhe

Ter um programa de logística de transportes é fundamental para o sucesso da operação e o resultado dos negócios. E, para isso, o setor já conta com inovação e tecnologia suficientes para tornar a missão mais eficaz e assertiva.

As ferramentas disponíveis hoje permitem melhorar a visibilidade dos processos logísticos, com excelentes aliados no quesito gestão de fornecedores de transporte, programação de cargas, gerenciamento de custos com frete e otimização das etapas operacionais.

Faça as contas:

• Reduza 50% das demandas operacionais com seleção de transportadores e despacho de mercadorias.
• Diminua em 25% o tempo dedicado à seleção e à contratação de prestadores de serviço.
• Economize em até 20% os custos com transporte.

Na ponta do lápis, qual empresa não gostaria de obter esses ganhos com base em melhorias na logística do transporte?

Mas para isso é preciso rever práticas, romper velhos padrões e investir em tecnologia.

Ou você vai continuar preso ao e-mail, telefone, whatsapp ou Skype para contratar uma transportadora?

Responda com sinceridade:

1. Seu time de programação de carga gasta muito tempo para contratar um frete?
2. Por acaso, alguma vez, o expediente chegou perto do fim e você ainda não sabia qual seria a transportadora responsável pela coleta ou entrega?
3. Sua empresa costuma ter filas de caminhões esperando pelo horário de coleta ou uma doca livre?
4. Quantas vezes você pagou hora extra para a equipe de expedição por causa do acúmulo de caminhões esperando liberação quando o expediente já tinha encerrado?
5. Você perde muito tempo enviando e-mails ou ligando para a portaria para informar quais veículos vão acessar a planta a cada dia?
6. Como é o sistema de segurança que autoriza a entrada de caminhões na empresa? Como vocês controlam quais são os veículos programados para o dia?
7. Você tem dificuldades para padronizar a tabela de fretes para uma ou várias transportadoras?
8. E o valor dos últimos fretes contratados? Você mantém tudo em Excel? Quem atualiza isso?
9. Sua equipe de programação negocia o preço diretamente com o transportador, fora do valor da tabela? Quem acompanha essa negociação?
10. Já pensou em usar uma plataforma online que faz a oferta de carga para a transportadora de acordo com o valor da tabela de frete já validada por você?

A maioria dessas perguntas é, de fato, incômoda. 

É o “calo que aperta” ou a “poeira” que seria melhor se estivesse sob o tapete, mas não é possível ignorar questões como essa.

A movimentação de mercadorias é ponto sensível para as corporações e, como tal, merece um olhar criterioso. Quanto antes você pensar a respeito da pergunta número 10, antes os outros questionamentos deixarão de ser um gargalo na sua operação.

Padronização e automatização: #FICAADICA

Já existe inteligência artificial capaz de otimizar a contratação de fretes e facilitar o processo de seleção dos fornecedores de transporte. 

Sistemas que conectam as cargas ao motorista ou transportador mais próximo com base em um cadastro que permite o controle rigoroso das informações dos profissionais envolvidos na operação.

De forma integrada, padronizada e automatizada, é perfeitamente possível aprimorar a sinergia entre as pessoas envolvidas na contratação de fretes, reduzindo pela metade as demandas operacionais e os custos.

Como? Imagine um sistema que identifica a melhor opção de frete por meio de leilão e avalia os recursos disponíveis para a operação, permitindo a reserva ou contratação do veículo para embarque, disponibilizando a programação ao transportador e acompanhando o cumprimento da agenda de entregas. 

Boa ideia, não é mesmo?!

A tecnologia aplicada à gestão de fretes e à programação de cargas ainda traz outras vantagens:

• Cadastro de cargas disponíveis para transporte e integração da ferramenta a outros sistemas já utilizados pela empresa.
• Parametrização das regras para contratação automática dos fretes.
• Melhoria da interface com os transportadores, ampliando a visão geral de todas as cargas em transporte.
• Avaliação de performance, desempenho e rendimento das equipes envolvidas no processo.
• Visualização e identificação dos veículos aptos para o serviço (caminhões vazios, carregados, distância que se encontram, se estão homologados para a operação que será contratada, etc).
• Visibilidade das cargas que estão em leilão e a entrada na concorrência para o frete, no caso dos transportadores.

Logística de transporte mais eficiente, quem não quer? Você quer?

A gestão do transporte de cargas requer atualização constante. Ainda assim, há boas práticas que “nunca saem de moda”. Por isso, vale a pena recapitular diretrizes que contribuem permanentemente para uma logística eficiente.

• – Priorize carregamentos seguros, transportadores experientes e faça o gerenciamento de riscos.
• – Repense os processos de embarque e desembarque. Os prejuízos no transporte não estão apenas nos sinistros durante a viagem. É preciso ter visão de todo o processo. Falhas – mesmo com os caminhões no pátio – podem gerar perdas.
• – Invista no treinamento das equipes, no alinhamento dos processos, na comunicação eficaz e em tecnologia e inovação.
• – As embalagens e a forma como as mercadorias são acondicionadas dizem respeito à logística. Revise o acondicionamento das cargas.
• – Estamos na era digital. Processos analógicos e manuais estão ultrapassados. Inovação tecnológica não é mais uma escolha, é obrigação. A eficiência nas organizações depende de ferramentas e sistemas modernos, inclusive para a programação de cargas, seleção de fornecedores e gestão de fretes.
• – Invista em softwares e parceiros especialistas em gerenciamento de risco e gestão logística para acompanhamento da sua operação em tempo real, end-to-end. Planejamento de rotas, prevenção de acidentes, treinamentos, comunicação eficiente e imediata. Tudo isso faz parte da Logística 4.0.
• – Ter metas bem definidas e planejamento estratégico, inclusive para prestadores de serviço como transportadores, é essencial ao negócio. Mantenha indicadores de desempenho claros e compartilhe com todos os stakeholders.
• – Divida com seus fornecedores as estratégias de entrega e as responsabilidades pelo sucesso da operação. Não adianta que o produto chegue no prazo, se tiver avarias, por exemplo.
• – Tenha informações precisas sobre o mercado que você atua e sobre seus fornecedores. Esses dados são importantes para que sua empresa possa negociar e selecionar melhor os prestadores de serviço.
• – Mantenha os olhos sob a área financeira. Conhecer os custos operacionais e saber quais são os gargalos da operação são funções de um bom gestor de logística. Sistemas modernos de gestão ajudam na visibilidade logística e no controle de despesas.

Vantagens também para o transportador/motorista

Contar com um sistema moderno para programação das cargas beneficia tanto embarcadores quanto os transportadores e motoristas. 

Quem vive nas estradas sabe que esperar horas ou dias para carregar ou descarregar o caminhão porque há falhas na documentação ou no planejamento feito pelo responsável pela mercadoria é um problema e tanto.

Por isso, um bom sistema de gestão facilita a vida de todo mundo. A tecnologia para programar e gerenciar a movimentação das cargas ajuda transportadores porque:

1. reduz o tempo de espera para cargas e descargas;
2. garante que os motoristas terão locais adequados para esperar;
3. aumenta a certeza de que a empresa contratante é organizada, séria e preocupada com qualidade, agilidade e a melhoria dos processos;
4. facilita o processo na hora da expedição das cargas, da liberação da documentação e das informações sobre a viagem;
5. permite que as coletas e entregas sejam agrupadas por categoria e ordem de entrega, evitando deslocamentos desnecessários e desperdício de tempo;
6. disponibiliza informações claras sobre o tipo de carga e as necessidades e características do caminhão, permitindo que o prestador de serviços saiba se o veículo está totalmente apto ao tipo de mercadoria que será transportada;
7. oferece ao motorista a segurança de saber que está trabalhando com uma empresa moderna e tecnológica, preocupada com gestão e melhoria contínua.

Use a tecnologia ao seu favor

Não perca tempo tentando controlar toda a operação logística “no braço”. É impossível. Felizmente, a tecnologia está a serviço da gestão no transporte de cargas.

No caso específico do leilão de fretes e administração de custos, contratação de transportadores, programação de embarques e desembarques, controle de diárias e visibilidade das viagens, os recursos tecnológicos se mostraram extremamente vantajosos.

Isso se dá, em boa parte, porque mais do que ampliar a visibilidade da operação, a sistematização e a informatização dos processos reduzem a intervenção humana e, naturalmente, a margem de erros.

Ao apostar na automatização da contratação de fretes, a empresa fica menos suscetível, por exemplo, a análises subjetivas, decisões equivocadas e a falhas e prejuízos.

Você lembra do no-show?

Não estamos falando do não comparecimento em hotéis ou voos de companhias aéreas. Estamos falando de quando o “match” combinado de motorista e veículo com a carga (carregamento) não se confirmam e faz com que sua carga fique parada na doca, atrasando sua operação logística. 

Quando você dispõe de um sistema eficaz de programação de cargas, consegue amenizar esse problema. 

Afinal, com o uso de plataformas online, sua empresa conta com um histórico dos fornecedores de transporte, avaliação de performance e qualidade do serviço, indicadores-chave de desempenho, notificações, advertências e outras informações.

Dispõe ainda de um cadastro com os transportadores habilitados e credenciados conforme os padrões estabelecidos por sua empresa, com as propostas e tabelas de frete já validadas, considerando apenas os melhores custos-benefícios para determinado tipo de operação.

Outra vantagem é que não faltará “planos B” em caso de necessidade de substituição emergencial, afinal, nem todo no-show é voluntário, não é mesmo?!

Dê adeus:

1. à falta de visibilidade que impede a localização das frotas, em tempo real, e a identificação de caminhões e motoristas disponíveis para transportar suas mercadorias;
2. às dificuldades para localizar opções de frete de retorno;
3. à cotação e contratação “manual “dos fretes, feita por telefone, whatsapp ou e-mail e que exige grandes equipes profissionais para controlar o fluxo da operação;
4. à falta de visão do processo e de parâmetros para acompanhar processos e custos;
5. às dificuldades para identificar rapidamente um transportador já homologado e que atenda aos parâmetros das gerenciadoras de risco e das seguradoras.

Como vimos, o investimento em soluções tecnológicas para o dia a dia da programação de cargas e da movimentação de mercadorias – uma função que, sabemos, é complexa – tem sido um grande aliado das empresas do setor de transporte e logística. 

E você, como tem contratado seus transportadores? 

Pense nisso, invista em inovação e conte conosco para aperfeiçoar os seus processos de programação de cargas.

Continue acompanhando o nosso blog para mais dicas sobre como tornar o processo de programação de cargas mais eficiente!