Programação de cargas: quais são os principais problemas e como resolvê-los através de um processo automatizado?
Velho conhecido nas companhias aéreas, o no-show é o termo usado quando passageiros não aparecem para o embarque. A expressão que indica o não comparecimento é utilizada também na rede hoteleira, para hóspedes com reservas confirmadas que não fazem o cancelamento no prazo estipulado e tampouco aparecem para o check in.
Se um assento vago no avião ou em um quarto vazio no hotel são prejuízos, o que dizer quando o motorista não aparece na hora de carregar a mercadoria? Uma carga inteira no pátio, atrasando a programação?
Uma falha logística que pode custar caro – sem falar na dor de cabeça para embarcadores e transportadores.
O no-show logístico pode ocorrer por diferentes motivos – voluntária ou involuntariamente, mas sejam quais forem as causas, uma coisa é certa: o processo operacional precisa ser revisto imediatamente e as falhas devem ser identificadas, sanadas e corrigidas para que não voltem a se repetir.
Ainda que tragam aprendizados valiosos, experiências como essa pesam no bolso das empresas e não deixam margens para repetições.
É por isso que a visibilidade logística e a programação de cargas são aspectos tão importantes na movimentação de mercadorias.
O setor de logística e transportes já enfrenta desafios de toda natureza e não faz sentido abrir mão da tecnologia disponível atualmente na hora de:
- selecionar os fornecedores;
- fazer o leilão de fretes;
- programar os embarques e desembarques;
- planejar as rotas;
- gerenciar os riscos;
- e garantir que as cargas cheguem ao destino em boas mãos – e no prazo.
Programação de cargas, muito mais do que um detalhe
Ter um programa de logística de transportes é fundamental para o sucesso da operação e o resultado dos negócios. E, para isso, o setor já conta com inovação e tecnologia suficientes para tornar a missão mais eficaz e assertiva.
As ferramentas disponíveis hoje permitem melhorar a visibilidade dos processos logísticos, com excelentes aliados no quesito gestão de fornecedores de transporte, programação de cargas, gerenciamento de custos com frete e otimização das etapas operacionais.
Faça as contas:
- Reduza 50% das demandas operacionais com seleção de transportadores e despacho de mercadorias.
- Diminua em 25% o tempo dedicado à seleção e à contratação de prestadores de serviço.
- Economize em até 20% os custos com transporte.
Na ponta do lápis, qual empresa não gostaria de obter esses ganhos com base em melhorias na logística do transporte?
Mas para isso é preciso rever práticas, romper velhos padrões e investir em tecnologia.
Ou você vai continuar preso ao e-mail, telefone, whatsapp ou Skype para contratar uma transportadora?
Responda com sinceridade:
- Seu time de programação de carga gasta muito tempo para contratar um frete?
- Por acaso, alguma vez, o expediente chegou perto do fim e você ainda não sabia qual seria a transportadora responsável pela coleta ou entrega?
- Sua empresa costuma ter filas de caminhões esperando pelo horário de coleta ou uma doca livre?
- Quantas vezes você pagou hora extra para a equipe de expedição por causa do acúmulo de caminhões esperando liberação quando o expediente já tinha encerrado?
- Você perde muito tempo enviando e-mails ou ligando para a portaria para informar quais veículos vão acessar a planta a cada dia?
- Como é o sistema de segurança que autoriza a entrada de caminhões na empresa? Como vocês controlam quais são os veículos programados para o dia?
- Você tem dificuldades para padronizar a tabela de fretes para uma ou várias transportadoras?
- E o valor dos últimos fretes contratados? Você mantém tudo em Excel? Quem atualiza isso?
- Sua equipe de programação negocia o preço diretamente com o transportador, fora do valor da tabela? Quem acompanha essa negociação?
- Já pensou em usar uma plataforma online que faz a oferta de carga para a transportadora de acordo com o valor da tabela de frete já validada por você?
A maioria dessas perguntas é, de fato, incômoda.
É o “calo que aperta” ou a “poeira” que seria melhor se estivesse sob o tapete, mas não é possível ignorar questões como essa.
A movimentação de mercadorias é ponto sensível para as corporações e, como tal, merece um olhar criterioso. Quanto antes você pensar a respeito da pergunta número 10, antes os outros questionamentos deixarão de ser um gargalo na sua operação.
Padronização e automatização: #FICAADICA
Já existe inteligência artificial capaz de otimizar a contratação de fretes e facilitar o processo de seleção dos fornecedores de transporte.
Sistemas que conectam as cargas ao motorista ou transportador mais próximo com base em um cadastro que permite o controle rigoroso das informações dos profissionais envolvidos na operação.
De forma integrada, padronizada e automatizada, é perfeitamente possível aprimorar a sinergia entre as pessoas envolvidas na contratação de fretes, reduzindo pela metade as demandas operacionais e os custos.
Como? Imagine um sistema que identifica a melhor opção de frete por meio de leilão e avalia os recursos disponíveis para a operação, permitindo a reserva ou contratação do veículo para embarque, disponibilizando a programação ao transportador e acompanhando o cumprimento da agenda de entregas.
Boa ideia, não é mesmo?!
A tecnologia aplicada à gestão de fretes e à programação de cargas ainda traz outras vantagens:
- Cadastro de cargas disponíveis para transporte e integração da ferramenta a outros sistemas já utilizados pela empresa.
- Parametrização das regras para contratação automática dos fretes.
- Melhoria da interface com os transportadores, ampliando a visão geral de todas as cargas em transporte.
- Avaliação de performance, desempenho e rendimento das equipes envolvidas no processo.
- Visualização e identificação dos veículos aptos para o serviço (caminhões vazios, carregados, distância que se encontram, se estão homologados para a operação que será contratada, etc).
- Visibilidade das cargas que estão em leilão e a entrada na concorrência para o frete, no caso dos transportadores.
Logística de transporte mais eficiente, quem não quer? Você quer?
A gestão do transporte de cargas requer atualização constante. Ainda assim, há boas práticas que “nunca saem de moda”. Por isso, vale a pena recapitular diretrizes que contribuem permanentemente para uma logística eficiente.
- – Priorize carregamentos seguros, transportadores experientes e faça o gerenciamento de riscos.
- – Repense os processos de embarque e desembarque. Os prejuízos no transporte não estão apenas nos sinistros durante a viagem. É preciso ter visão de todo o processo. Falhas – mesmo com os caminhões no pátio – podem gerar perdas.
- – Invista no treinamento das equipes, no alinhamento dos processos, na comunicação eficaz e em tecnologia e inovação.
- – As embalagens e a forma como as mercadorias são acondicionadas dizem respeito à logística. Revise o acondicionamento das cargas.
- – Estamos na era digital. Processos analógicos e manuais estão ultrapassados. Inovação tecnológica não é mais uma escolha, é obrigação. A eficiência nas organizações depende de ferramentas e sistemas modernos, inclusive para a programação de cargas, seleção de fornecedores e gestão de fretes.
- – Invista em softwares e parceiros especialistas em gerenciamento de risco e gestão logística para acompanhamento da sua operação em tempo real, end-to-end. Planejamento de rotas, prevenção de acidentes, treinamentos, comunicação eficiente e imediata. Tudo isso faz parte da Logística 4.0.
- – Ter metas bem definidas e planejamento estratégico, inclusive para prestadores de serviço como transportadores, é essencial ao negócio. Mantenha indicadores de desempenho claros e compartilhe com todos os stakeholders.
- – Divida com seus fornecedores as estratégias de entrega e as responsabilidades pelo sucesso da operação. Não adianta que o produto chegue no prazo, se tiver avarias, por exemplo.
- – Tenha informações precisas sobre o mercado que você atua e sobre seus fornecedores. Esses dados são importantes para que sua empresa possa negociar e selecionar melhor os prestadores de serviço.
- – Mantenha os olhos sob a área financeira. Conhecer os custos operacionais e saber quais são os gargalos da operação são funções de um bom gestor de logística. Sistemas modernos de gestão ajudam na visibilidade logística e no controle de despesas.
Vantagens também para o transportador/motorista
Contar com um sistema moderno para programação das cargas beneficia tanto embarcadores quanto os transportadores e motoristas.
Quem vive nas estradas sabe que esperar horas ou dias para carregar ou descarregar o caminhão porque há falhas na documentação ou no planejamento feito pelo responsável pela mercadoria é um problema e tanto.
Por isso, um bom sistema de gestão facilita a vida de todo mundo. A tecnologia para programar e gerenciar a movimentação das cargas ajuda transportadores porque:
- reduz o tempo de espera para cargas e descargas;
- garante que os motoristas terão locais adequados para esperar;
- aumenta a certeza de que a empresa contratante é organizada, séria e preocupada com qualidade, agilidade e a melhoria dos processos;
- facilita o processo na hora da expedição das cargas, da liberação da documentação e das informações sobre a viagem;
- permite que as coletas e entregas sejam agrupadas por categoria e ordem de entrega, evitando deslocamentos desnecessários e desperdício de tempo;
- disponibiliza informações claras sobre o tipo de carga e as necessidades e características do caminhão, permitindo que o prestador de serviços saiba se o veículo está totalmente apto ao tipo de mercadoria que será transportada;
- oferece ao motorista a segurança de saber que está trabalhando com uma empresa moderna e tecnológica, preocupada com gestão e melhoria contínua.
Use a tecnologia ao seu favor
Não perca tempo tentando controlar toda a operação logística “no braço”. É impossível. Felizmente, a tecnologia está a serviço da gestão no transporte de cargas.
No caso específico do leilão de fretes e administração de custos, contratação de transportadores, programação de embarques e desembarques, controle de diárias e visibilidade das viagens, os recursos tecnológicos se mostraram extremamente vantajosos.
Isso se dá, em boa parte, porque mais do que ampliar a visibilidade da operação, a sistematização e a informatização dos processos reduzem a intervenção humana e, naturalmente, a margem de erros.
Ao apostar na automatização da contratação de fretes, a empresa fica menos suscetível, por exemplo, a análises subjetivas, decisões equivocadas e a falhas e prejuízos.
Você lembra do no-show?
Não estamos falando do não comparecimento em hotéis ou voos de companhias aéreas. Estamos falando de quando o “match” combinado de motorista e veículo com a carga (carregamento) não se confirmam e faz com que sua carga fique parada na doca, atrasando sua operação logística.
Quando você dispõe de um sistema eficaz de programação de cargas, consegue amenizar esse problema.
Afinal, com o uso de plataformas online, sua empresa conta com um histórico dos fornecedores de transporte, avaliação de performance e qualidade do serviço, indicadores-chave de desempenho, notificações, advertências e outras informações.
Dispõe ainda de um cadastro com os transportadores habilitados e credenciados conforme os padrões estabelecidos por sua empresa, com as propostas e tabelas de frete já validadas, considerando apenas os melhores custos-benefícios para determinado tipo de operação.
Outra vantagem é que não faltará “planos B” em caso de necessidade de substituição emergencial, afinal, nem todo no-show é voluntário, não é mesmo?!
Dê adeus:
- à falta de visibilidade que impede a localização das frotas, em tempo real, e a identificação de caminhões e motoristas disponíveis para transportar suas mercadorias;
- às dificuldades para localizar opções de frete de retorno;
- à cotação e contratação “manual “dos fretes, feita por telefone, whatsapp ou e-mail e que exige grandes equipes profissionais para controlar o fluxo da operação;
- à falta de visão do processo e de parâmetros para acompanhar processos e custos;
- às dificuldades para identificar rapidamente um transportador já homologado e que atenda aos parâmetros das gerenciadoras de risco e das seguradoras.
Como vimos, o investimento em soluções tecnológicas para o dia a dia da programação de cargas e da movimentação de mercadorias – uma função que, sabemos, é complexa – tem sido um grande aliado das empresas do setor de transporte e logística.
E você, como tem contratado seus transportadores?
Pense nisso, invista em inovação e conte conosco para aperfeiçoar os seus processos de programação de cargas.
Continue acompanhando o nosso blog para mais dicas sobre como tornar o processo de programação de cargas mais eficiente!
