Gestão de Custos Logísticos: Como reduzir despesas de forma eficiente

Gestão de custos logísticos: redução de despesas sem perda de eficiência e qualidade é possível?

A pandemia causada pelo novo Coronavírus impactou a economia mundial, refletiu severamente na saúde pública, interrompeu operações comerciais em todo o planeta e colocou mais de um terço da população mundial sob quarentena.  

O vírus mudou hábitos, levou milhares de pessoas ao home office, fez saltar os números de desemprego e forçou companhias de todos os setores a rever custos. 

Contenção de despesas virou palavra de ordem. Para ajudar você, gerente de Operações, Logística & Risco a fazer uma gestão eficiente dos custos logísticos, preparamos uma série de dicas sobre o assunto. 

Fique com a gente e vamos conversar melhor sobre: 

• Desafios do setor de transporte e logística 
• Gestão de custos logísticos 
• Como decisões erradas podem sacrificar os negócios 
• O que não pode faltar antes da tomada de decisões 
• Estratégias para reduzir custos logísticos e fazer uma boa gestão 
• Ferramentas eficientes, processos claros e parceiros especializados .

Está pronto para começar a jornada? Venha conosco! 

Desafios do setor de transporte e logística

Diante da crise mundial, empresas do setor de transporte e logística também foram duramente afetadas. 

De acordo com uma pesquisa exclusiva da TCP Partners, o Produto Interno Bruto (PIB) do setor deve sofrer retração de 7% em 2020. 

Entre as causas estão a redução da movimentação de cargas para a indústria e o comércio, cujas atividades foram diminuídas desde março deste ano. 

A queda só não foi maior, aponta o relatório, devido ao agronegócio e à safra recorde que precisou de transporte e armazenagem. 

Um levantamento da Confederação Nacional do Transporte também revela que as empresas do setor fecharam o mês de junho com nova redução na demanda por serviços. 

Para 74,6% das transportadoras a crise trouxe impactos negativos entre março e junho, sendo que para mais da metade (57,2%) a demanda reduziu muito. Do total de empresas pesquisadas, 60,7% apontaram queda de faturamento e 41,8% declararam estar com a capacidade de pagamento comprometida. 

Os dados da quarta rodada de análises da CNT, divulgados no final de julho, mostram que além da queda de demanda e faturamento, as empresas vêm sofrendo com as dificuldades de acesso ao crédito – situação que se mantém desde o início da pandemia. 

Gestão de custos logísticos

Gerentes de Operações, Logística & Risco estão habituados a fazer a gestão de custos logísticos, mas, em tempos de crise, a tarefa torna-se um desafio ainda maior. 

A redução de custos logísticos exige planejamento para não comprometer a qualidade e a eficiência da operação.

Atividade essencial para o funcionamento do negócio, a logística requer atenção. Qualquer descuido ou falha no acompanhamento dos indicadores de desempenho logístico pode comprometer a saúde financeira da empresa. 

Você, gerente de Operações, Logística & Risco não quer ser o responsável pela má gestão dos custos logísticos, não é mesmo? 

O problema é que, muitas vezes, uma análise precipitada pode, sim, afetar toda a estratégia da empresa. 

Via de regra, ao falar em custos logísticas, a primeira coisa que as empresas costumam pensar é nas despesas com frete. 

Embora seja um gasto significativo, não adianta cortar o custo com transporte logístico “pela raiz”. Lembre-se de identificar e reduzir gastos com armazenagem, estoque, processamento de pedidos e administrativo. Isso sim é uma boa gestão geral dos custos.  

No Brasil, o custo logístico consome 12,7% do PIB. Em países como os Estados Unidos, gira em torno de 8%. Como já dissemos, a maior parte disso equivale aos custos com transporte (6,8%), seguido de estoque (4,5%), armazenagem (0,9%) e administrativo (0,5%). 

Por isso, à primeira análise, o alvo do corte são os transportes. Certo? Calma, lembre-se que a grande sacada é gestão e planejamento rigoroso. 

Como decisões erradas podem sacrificar o negócio?

A falta de um planejamento logístico adequado impacta diretamente nos resultados da empresa. 

Uma gestão logística inadequada pode trazer sérios prejuízos e cabe ao gerente de Operações, Logística & Risco evitar que isso aconteça. A responsabilidade é imensa!

Definitivamente, “passar a régua” nos contratos com as transportadoras – aqueles prestadores de serviço que você levou tempo para selecionar, desenvolver, capacitar, investiu recursos para que ficassem em total sinergia com a missão e filosofia da sua empresa – não deve ser uma alternativa tomada sem muita reflexão, estratégia e planejamento. 

Isso porque uma decisão equivocada em relação à movimentação de sua matéria-prima, estoques, cargas e mercadorias pode: 

• Acarretar atrasos nas entregas, gerando insatisfação e reclamações; 
• Resultar em produtos com avarias ou validade vencida; 
• Pedidos errados em função de falhas nos processos logísticos; 
• Aumento nos indicadores de sinistralidade (acidentes, furtos e roubos); 
• Investimentos em marketing, reputação e marca jogados fora; 
• Clientes insatisfeitos migrando para a concorrência. 

O resultado? Qualidade, eficiência, produtividade e resultados… ladeira abaixo. E, definitivamente, não é isso o que você deseja, certo? 

O que não pode faltar antes da tomada de decisões?

1.      Planejamento 

Gestão é, acima de tudo, planejamento e estratégia. 

Você, gerente de Operações, Logística & Risco sabe disso. 

E sabe também que a tarefa é dura. Por isso, ter indicadores de desempenho logístico claros é um ponto fundamental. 

Se sua empresa não conta com isso, pare tudo agora mesmo e adote isso como regra número 1. 

Todos os processos precisam de acompanhamento. Para evitar perda de tempo e dinheiro, a visibilidade detalhada sobre o desempenho do seu setor torna-se essencial e vai ajudar na hora de reduzir gastos. 

Tenha metas, objetivos e indicadores bem estabelecidos. Isso facilitará o planejamento estratégico e otimizará a definição de diretrizes. 

2.      Acompanhamento de indicadores 

O desempenho da empresa é refletido nos indicadores dos processos internos e externos. 

Os principais KPIs (ou indicadores chaves de desempenho) devem ser acompanhados com rigor porque envolvem qualidade, eficiência, nível de serviços, produtividade, prazos de entrega, índice de satisfação dos clientes, controles de ociosidade, atrasos e… custos operacionais. 

Voilà! Aqui você vai encontrar dados preciosos na hora de tornar seus custos logísticos mais eficientes. 

3.      Time qualificado 

O uso de inteligência artificial vem ganhando espaço em soluções para o setor de transporte e logística. Nem pense em menosprezar a tecnologia, mas uma equipe de profissionais qualificados, definitivamente, não é algo dispensável.  

É esse time que vai desenvolver as estratégias do negócio, tornando-se o elo entre os diversos stakeholders envolvidos nos processos da cadeia logística. 

Aliar tecnologia, pessoas e processos é a base para o sucesso da operação. 

Esteja cercado de profissionais comprometidos com a missão da empresa e os resultados. 

Competências técnicas e socioemocionais como a habilidade de lidar com o estresse e a pressão, times conscientes de sua importância no processo, que tenham empatia, resiliência, boa comunicação e ética são altamente desejáveis atualmente. 

4.      Agilidade e qualidade 

Não é porque você precisa cortar custos no transporte que vai abrir mão da qualidade e da agilidade. 

Os consumidores “têm pressa” em receber seus produtos. Jamais permita que a redução de despesas nos processos logísticos impacte negativamente na qualidade e agilidade das entregas. 

Afinal, temos certeza de que um dos seus indicadores de desempenho é a satisfação dos clientes, não é mesmo? 

Ao contratar um serviço de transportes, não jogue o valor lá embaixo a ponto de ter um fornecedor incapaz de assegurar agilidade e segurança nas entregas. 

Em um mercado cada vez mais competitivo, sua empresa não quer – e nem pode – ficar para trás. 

Garanta que as transportadoras que prestam serviços para você (ou mesmo a sua frota) tenham tecnologia de ponta para que as entregas sejam rápidas, precisas e seguras, que possam ser monitoradas e rastreadas e que cumpram todos os requisitos legais. 

Ah.. Nunca economize ou tente subterfúgios para tornar as apólices de seguro mais baratas. Você, certamente, já ouviu dizer que “o barato sai caro”, não é mesmo!  

5.      Tecnologia para controle de dados e segurança 

Você não vai conseguir fazer a gestão dos custos logísticos e reduzir despesas se não investir em tecnologia. 

Além de sistemas robustos de gestão integrada e de qualidade, que vão permitir mais confiabilidade à análise dos dados do negócio, é necessário que o sistema de transporte também esteja conectado a centrais de monitoramento. 

Informações em tempo real para o gerenciamento de dados e de segurança valem ouro. 

Com esse acompanhamento é possível tomar decisões que podem impactar nos resultados e padronizar serviços, fazer a roteirização de cargas, escolha de rotas seguras, definição de pontos de parada, análise de condições do trânsito, prever e corrigir atrasos e uma série de outros detalhes. 

Estratégias para reduzir custos logísticos e fazer uma boa gestão

A redução de custos é fundamental para os negócios. 

Em tempos de crise ou não, a eficiência nas operações – com despesas reduzidas e qualidade mantida – deve ser prioridade. Com a pandemia, a margem de erros neste quesito reduziu. 

Tornou-se urgente traçar estratégias para a manutenção dos negócios e para a definição das oportunidades sem elevar os custos – pelo contrário, fazendo a gestão e o controle ou, na maioria dos casos, o enxugamento – dos recursos disponíveis. 

Para garantir a sustentabilidade dos negócios, a estratégia está em tornar o processo de transporte e logística mais simples, eficiente e dinâmico. 

Isso é mais certo do que respirar!

Quer saber então como conter os gastos, manter-se competitivo, apresentar diferenciais importantes em relação à concorrência e ainda conquistar uma posição de destaque no mercado? 

Preparamos uma lista com dicas imprescindíveis.  

Confira: 

1.     Tenha domínio e visibilidade da operação completa. 
2.     Mantenha o planejamento estratégico da empresa sempre atualizado. 
3.     Faça a análise gerencial dos dados e o mapeamento dos processos. 
4.     Identifique e entenda todos os seus custos logísticos. 
5.     Crie planos de redução de custos, observando todos os aspectos do negócio. 
6.     Monitore os processos e defina os limites máximos de cortes em cada área. 
7.     Mapeie os gaps, elos mais fracos e deficiências da operação. 
8.     Tenha processos bem definidos para todas as etapas da operação e capacite as equipes. 
9.     Invista em inovação e tecnologia e busque parceiros especializados em soluções para o gerenciamento de risco e a gestão logística de sua empresa. 
10. Acompanhe sistematicamente os indicadores de desempenho (KPIs). 
11. Trace cenários que possam elevar resultados futuros. 

Há ainda outros aliados para ajudar no controle e gestão operacionais, que, evidentemente, vão trazer ganhos na gestão de custos.

Você conhece as Torres de Controle? 

Control Towers são sistemas que dão visibilidade total ao processo, com benefícios que incluem a flexibilidade das operações, acesso a dados em tempo real, criação de um diferencial competitivo, mais eficiência em operações grandes e complexas e, novamente, a tão desejada redução de custos. 

Usar Business Inteligence (BI) é outra estratégia excelente. Afinal, o BI é um conjunto de técnicas e ferramentas que auxiliam no processo de transformação de dados brutos e desestruturados (que sozinhos podem não significar muito) em informações preciosas para a gestão.  

Esse é o objetivo principal do Business Intelligence: facilitar e acelerar o processo de tomada de decisão a partir do fornecimento de informações de qualidade para todas as áreas da empresa. 

Cai como uma luva na redução de custos e na identificação de falhas nos processos internos.  

No setor de transporte e logística, além de ser fundamental para a gestão dos indicadores financeiros, comerciais e operacionais, torna-se essencial no processo de coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento de informações relativas às viagens e seus respectivos produtos transportados. 

Quem investe em Business Intelligence consegue: 

• Mais suporte à tomada de decisão, já que facilita o acesso e compartilhamento de informações. 
• Análises de dados em tempo real. 
• Mais visibilidade e identificação dos problemas, prevenção de perdas e redução de prejuízos. 
• Melhorias nas entregas e qualidade dos serviços. 
• Mais agilidade na tomada de decisões e resoluções de problemas. 
• Análise de informações sobre os indicadores da operação. 
• Ganho de qualidade, produtividade e rentabilidade. 

Não se esqueça: gestão efetiva, alinhada a uma estratégia baseada em dados, é capaz de alavancar os negócios, tornar a operação ainda mais competitiva e dar estabilidade no longo prazo à empresa.  

Ferramentas eficientes, processos claros e parceiros especializados 

Ninguém consegue controlar tantos indicadores sozinho. Sabemos que é impossível – e injusto – esperar isso de uma única pessoa. Gerentes de Operações, Logística & Riscos são altamente demandados, mas são seres humanos. 

Para operações tão complexas e caras como as de transporte e logística, já falamos dos softwares de gestão e centrais de monitoramento e gerenciamento de risco, que podem ajudar, e muito, na hora de reunir dados tão importantes e estratégicos. 

Aliadas às Torres de Controle, soluções especializadas em gestão e gerenciamento de riscos e ferramentas de BI, formam um conjunto de estratégias poderoso para a gestão de custos logísticos. 

Com softwares, parceiros experientes e técnicas de gestão eficazes é possível ter o controle total dos processos e, principalmente, dos custos. 

Com tecnologia, visão completa do negócio, indicadores e gargalos bem à vista, sua operação se tornará mais ágil e seus custos serão reduzidos, com maior rentabilidade à empresa. 

Lembre-se: potencializar lucros e eliminar perdas pode evitar que você seja obrigado a cortar gastos, reduzir o padrão de serviço dos fornecedores/transportadores e reduzir o quadro de pessoal. Pense nisso!  

Que tal se ao invés de cortar custos você aumentar os lucros? Como? 

• Automatize processos 
• Melhore a produtividade 
• Rastreie com eficiência as operações  
• Monitore os indicadores 
• Programe, padronize e tenha métricas precisas para cada etapa do processo. 
• Não abra mão da qualidade e execute os processos com excelência. 
• Faça com que a área de transporte e logística seja referência na empresa. 
• Invista em processos, pessoas e em tecnologia. 
• Comunique com clareza o que você espera da equipe. 
• Revise contratos e troque fornecedores que não conseguem seguir seus padrões de qualidade – veja, é melhor trocar por alguém com mais qualidade do que alguém pior. A tão falada “economia burra” não é o caminho. 
• Observe e analise com mais cuidado a composição dos seus custos e negocie com os clientes. 
• Busque parceiros sérios e qualificados em cada segmento. 
• Reduza a periodicidade da análise dos KPIs. 
• Controle os tempos da operação, prazos e ociosidades. Tempo é dinheiro, lembra? 
• Métodos de trabalho foram feitos para serem seguidos. Mantenha-os. Gestão exige método, disciplina e planejamento.  

Estamos juntos! 

Em uma jornada de tantos desafios, ninguém deve seguir sozinho. 

Há ferramentas e parceiros prontos a ajudar você, gerente de Operações, Logística & Riscos, a cumprir com êxito todas as suas metas. 

Recursos existem. Boas ideias, estratégias, processos, ferramentas, tecnologias e profissionais qualificados também. 

Lance mão de todas essas dicas que acabamos de compartilhar, de sua experiência e de tudo o que há ao seu dispor. 

Temos certeza de que sua missão de fazer uma boa gestão de custos logísticos, com redução de gastos, será um sucesso.  

Quer saber mais sobre como reduzir os custos logísticos? Clique aqui e confira as 5 principais formas de colocar isso em prática! >

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