Os desafios do Gerente de Suprimentos na gestão de compliance, redução de custos e otimização de processos

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Imagine a Gerência de Suprimentos como uma área estratégica da empresa. Isso mesmo! Há tempos o setor deixou de ser apenas o responsável operacional pela aquisição de materiais e pela contratação de serviços ou fornecedores.

Antes dedicada simplesmente às compras, a área desempenha atualmente um papel decisivo no planejamento e no resultado financeiro das empresas, já que atua de forma fundamental em pontos cruciais do negócio: redução de custos, otimização de processos e rigorosa seleção de fornecedores, primando cada vez mais por produtos e serviços de qualidade.

Afinal, comprar bem é um dos meios mais eficazes que as empresas têm para reduzir seus custos e garantir a competitividade.

Outro aspecto importante é a transparência, a ética e a seriedade na relação com fornecedores e clientes. Se a função do Gerente de Suprimentos/Compras é vital para as metas de economia da organização, o primeiro passo é garantir que as negociações sejam adequadas e sigam regras e normas, tanto internas quanto externas, além das legislações aplicáveis ao setor.

E, bem sabemos, no segmento de logística e transportes, as normas e leis impostas à atividade não são poucas.

A importância do compliance nas empresas

O compliance abrange as políticas, regras, controles internos e externos aos quais as organizações devem estar adequadas. Com isso, a companhia ajusta seus processos às legislações e normas aplicáveis ao segmento em que atua.

Em termos gerais, compliance tem relação com a conduta da empresa. Tanto a organização quanto as pessoas envolvidas, sejam colaboradores ou fornecedores, devem agir de acordo com as regras.

Assim, fica mais fácil garantir que as atividades e processos estejam em plena conformidade com a normatização e legislação, inclusive na área logística.

Por que compliance diz respeito ao Gestor de Suprimentos?

Empresas em todo o mundo estão investindo em compliance. Levantamentos como o da PWC (Price Waterhouse Coopers) mostram o motivo.

Segundo a Pesquisa Global sobre Fraudes e Crimes Econômicos 2018 (https://www.pwc.com.br/pt/gecs2018.html) realizada em 123 países, metade das companhias entrevistadas se disseram vítimas de algum tipo de fraude ou crime econômico, um aumento de 36% em relação à 2016. Na América Latina, a alta foi de 28% para 53% e, no Brasil, passou de 12% para 50%.

Ainda segundo o levantamento da PWC, o roubo de ativos foi apontado em 51% dos casos no Brasil, seguido pela fraude em compras (34%). Em 26% dos casos, as fraudes foram cometidas por agentes internos. Já a interferência de autores externos chegou a 63%, os chamados “falsos amigos” da organização: fornecedores, prestadores de serviços, intermediários e clientes.

Em outra pesquisa realizada em 2016, a KPMG analisou 750 casos em 81 países. O Perfil Global do Fraudador mostrou que as fraudes eram mais frequentemente relacionadas à cadeia de fornecimento de bens e serviços, como compra de matéria-prima, transporte de mercadorias, serviços de manutenção e conservação, obras de expansão ou reformas.

De acordo com os pesquisadores, fraudes em suprimentos têm origem, geralmente, no assédio dos fornecedores e os fraudadores que agem sozinhos são pegos, na maioria das vezes, em função da revisão gerencial, acidentalmente ou pela auditoria interna.

Como melhorar a performance do time e otimizar custos

Como vimos, as negociações de compra passam por uma série de nuances e fatores. Dominar as regras e normas de mercado, em muitos casos até do mercado internacional, e coordenar o trabalho da equipe para evitar desvios de conduta é papel do Gerente de Suprimentos/Compras.

A redução de custos, por exemplo, passa por uma negociação transparente, ética e bem feita, que impactará no desempenho e na eficiência dos processos, além de elevar o grau de maturidade da gestão.

Por isso o gestor desta área precisa estar cercado de ferramentas e dispositivos que contribuam para o controle de indicadores e a melhoria dos resultados.

Se o compliance surgiu com o intuito de corrigir e evitar falhas, eventuais fraudes e/ou a falta de alinhamento às legislações, contar com soluções integradas de gerenciamento de riscos e gestão logística, um sistema de informações bem estruturado e metodologia clara para otimizar as tarefas pode fazer toda a diferença.

É aí que entra o poder defensivo da tecnologia.

Inteligência artificial a serviço da Gerência de Suprimentos

Responsável pelos processos de seleção de materiais e desenvolvimento de fornecedores, aquisição, fechamento de contratos, armazenagem, movimentação de materiais, matérias-primas e/ou serviços, a Gerência de Suprimentos deve também ter como prioridade a redução de custos.

Para isso, o dia a dia do gestor é tomado por orçamentos, cotações, seleções, análises, sempre pensando no menor preço, no melhor prazo e com a maior qualidade, dentro dos padrões estabelecidos. Tudo respeitando os conceitos de compliance.

Fazer isso manualmente talvez seja uma missão impossível, levando em consideração que o tempo é valioso e decisões estratégicas não podem ficar esperando.

A saída está no uso da tecnologia como aliada.

Tanto no gerenciamento de riscos das operações de transporte quanto na gestão logística, o melhor caminho é integrar as soluções e operar em sinergia.

Hoje, porém, vamos falar sobre apenas um dos aspectos pertinentes à área de suprimentos: a seleção e contratação de fretes.

Solução perfeita para seleção e contratação de transporte

Para ajudar a tornar a movimentação de mercadorias mais eficiente e a contratação de fretes mais ágil, reduzindo custos e aumentando a eficiência, o Gerente de Suprimentos precisa, indiscutivelmente, contar com tecnologia, pessoas e processos dinâmicos e modernos.

Uma das novidades desenvolvidas pela Opentech para ajudar a selecionar um transportador, administrar a frota e otimizar o frete é o Open One – Módulo de Programação de Cargas.

Imagine uma ferramenta com:

– Agendamento das coletas.

– Gestão eficiente da frota.

– Visibilidade das janelas de carregamento.

– Organização do processo de seleção e contratação do frete por meio de leilão, capaz de avaliar os recursos disponíveis para a operação.

– Conexão das cargas ao motorista ou transportador mais próximo.

– Facilidade em encontrar o melhor veículo, no menor tempo e com custo mais adequado.

– Processos automatizados, assistentes virtuais e visão on-line de eficiência, eliminando processos manuais e garantindo o aumento de compliance.

Além de reduzir os riscos e oportunidades de fraudes (como aqueles mencionados nas pesquisas da PWC e KPMG, que já tratamos anteriormente), o Open One ainda reduz pela metade as demandas operacionais da equipe, faz cair em um quarto o tempo dedicado à seleção e contratação do prestador de serviço e economiza, em até um quinto, os custos com o transporte.

Viu como é possível melhor o compliance e cumprir suas metas de redução de custos contando com a expertise de bons parceiros e o uso de tecnologia?

Para saber mais sobre o Open One e outras soluções da Opentech para o setor de transporte e logística, entre em contato.

Estamos prontos para ajudá-lo!

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© 2021 Opentech Soluções em Gerenciamento de Risco e Logística. Todos os direitos reservados.
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