5 passos para reduzir os custos logísticos com o controle de frotas

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Quem trabalha com logística sabe que manter uma frota não é nada barato: os custos fixos desse tipo de atividade são muitos (e altos), o que acaba fazendo com que a empresa precise aumentar seu preço final por um serviço ou diminuir sua margem de lucro. Mas, mesmo com tantos obstáculos, nada impede que, com estratégia e as economias feitas nos lugares certos, o custo logístico não possa reduzir consideravelmente. A isso chamamos de Controle de Frotas, uma maneira prática e assertiva de entender onde e o que dá para cortar. Antes de definir esse controle é preciso entender quais são os custos fixos da frota. Hoje, podemos citar a aquisição do veículo, a documentação, o combustível, a manutenção, o treinamento dos motoristas, as eventuais multas, o estado dos pneus, os seguros, as viagens feitas e as tecnologias utilizadas para potencializar as entregas. A partir desse ponto de partida fica mais fácil estabelecer o Controle de Frotas e diminuir custos logísticos. Vamos a eles:

Passo 1: Definição da frota

É preciso buscar o melhor custo benefício já na definição da frota, entendendo se a melhor saída é comprar, locar ou terceirizar os carros – e qual modelo trará mais economia (de combustível ou manutenção) em diversos períodos de tempo. Na hora de fechar negócio, cote três orçamentos diferentes para entender qual é a realidade do mercado e leve em consideração a média de consumo de combustível: um modelo de carro pode estar bem mais barato que o outro, mas essa diferença irá embora nos primeiros meses através do consumo de combustível. A mesma coisa vale para a manutenção: ter um carro importado pode elitizar sua frota, mas qualquer manutenção pode sair caríssima se as peças tiverem que ser importadas da Europa, Ásia ou Estados Unidos.

Passo 2: Definição da Equipe

Um fator essencial de economia nas viagens é o motorista: é ele quem vai entender a máquina adquirida e, com sorte, tirar o melhor proveito dela. Antes de contratar, veja qual é a pontuação na carteira de habilitação da pessoa escolhida e cheque se ela já se envolveu em algum acidente. Dentro da empresa, treine sua equipe tanto para evitar multas quanto para economizar combustível, através de práticas econômicas como aceleração e frenagem adequadas, desligar o motor quando o carro não estiver sendo utilizado e troca de marcha nos momentos certos. Um investimento que dá retorno é o da conscientização para direção defensiva, que evita sinistros, multas e, principalmente, acidentes. Nada pode dar mais dor de cabeça ao dono de uma frota do que carros envolvidos em situações de desastre. Para fins gerais, fazer um manual de boas práticas de direção defensiva, economia de combustível e comportamento no trânsito faz com que os ensinamentos possam sempre seguir viagem no porta luva do condutor.

Passo 3: Manutenção em Dia

É sempre melhor gastar um pouco com manutenções e revisões preventivas do que corretivas, pois elas serão mais caras e poderão, inclusive, aumentar os riscos de sinistros. Por isso, verifique constantemente a situação dos cabos, filtros, velas e bico do carro e mantenha os pneus calibrados e alinhados o tempo todo. Pesquise as rotas antes de enviar os carros para entender as condições das estradas e, a partir daí, defina o processo de compra do melhor combustível para a viagem. Inspeções periódicas e avaliação de disponibilidade de peças de reposição antes que elas sejam necessárias pode ajudar muito na economia do Controle de Frotas. Por último, mas não menos importante, se você não quiser ter surpresas desagradáveis na oficina mecânica, cuide para que sua frota não viaje com excesso de carga.

Passo 3: Lide com as multas

Além de treinar os motoristas, mantenha controle sobre prazos de identificação do condutor e recursos para pedir a suspensão da multa. Uma saída prática e efetiva de fazer com que os carros da frota andem sempre nas velocidades da via, com a documentação em dia e sem excesso de cargo é trabalhando a política de enviar os pontos da multa ao condutor responsável – e não à empresa – e descontar os sinistros dos salários. Mas lembre-se que, para economizar mais ainda, você precisa estar atento ao prazo de validade dos documentos do veículo e, também, ao documento do motorista.

Passo 4: Estado dos Pneus

O pneu é um dos itens mais importantes de um carro, pois é ele quem dita muito sobre consumo de combustível, condições de tráfego e prevenção de acidentes. Por isso, além de realizar a calibragem corretamente, faça o rodízio dos pneus sempre que possível, verifique as válvulas, tenha marca de fogo nos pneus dos veículos pesados e controle a vida útil deste item. Dessa forma, a empresa saberá quando trocar o pneu ou fazer a reforma no momento certo, sem gastar muito – ou um montante inesperado – em pneus de emergência.

Passo 5: Definição das Viagens

Não tem como economizar nas máquinas e nos motoristas se, nas estradas, o carro vai gastar mais do que deveria. Por isso, defina com clareza as rotas de viagem, seus obstáculos e o planejamento de custos de cada motorista. Também verifique se os trechos tem pedágios e se é possível comprar, para eles, o cartão de passe livre, uma vez que essa ferramenta salva ao motorista um bom tempo de viagem. Opte sempre por rotas econômicas, com menos trânsito, e não se esqueça de sempre manter os seguros dos carros em dia. Obviamente, cuidar para que todas variáveis estejam sob controle numa Gestão de Frotas não é uma tarefa tão simples o quanto pode parecer. Felizmente, atualmente já existem softwares desenvolvidos para automatizar boa parte desses processos. Quer saber mais? Conheça as soluções da OpenTech.

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